Por @JorgeGhigo – En un mundo de cambios impredecibles y repentinos, la tecnología ayuda a superar muchos de los desafíos que se nos presentan. Y uno de los aspectos en los cuales cobra mayor importancia, es continuar la rutina laboral a la distancia. Descubrí cómo manejarte en esta situación y las claves para contribuir al desempeño eficiente de tu empresa.

Es cierto que no todas las empresas pueden adoptar el trabajo a distancia; en muchos casos sí se puede -aunque sea parcialmente-, y no es necesario paralizar toda la empresa o detener algunos procesos críticos.
Trabajar a distancia o en forma remota implica compromiso y responsabilidad, ante todo. Por eso, elaboramos este artículo, que plantea en forma integral muchos de los desafíos a tener en cuenta para una adopción apropiada del método de trabajo

1. Qué es el trabajo a distancia

Básicamente consiste en pasar del trabajo en una oficina común a un trabajo a distancia.  

Lo más importante es que una persona o un equipo pueden seguir desempeñando sus tareas (en la medida de las posibilidades) sin la presencia física en el lugar habitual de trabajo. Se puede aplicar también a las relaciones con socios, proveedores, clientes, entre otros. 

No todas las personas pueden hacer este tipo de trabajo a distancia. Hay tareas que sí se pueden ejecutar con facilidad y otras que no. Hay factores humanos, de infraestructura, factores técnicos, de conocimientos y habilidades que son determinantes.

2. Formas de trabajo a distancia

En realidad, hoy todos desempeñamos tareas a distancia, ya que la tecnología nos permite estar conectados todos los días del año, tanto en cuestiones personales como laborales. 

Existen varias formas, aunque las más comunes son: 

• Fuera de la oficina, cuando la persona está de viaje o fuera del horario laboral.
• Desde el hogar.
• Desde oficinas de alquiler temporal o espacios compartidos con otras personas. 

En los países más avanzados en este aspecto, la modalidad alcanza, según se estima, a alrededor de 28% de las personas ocupadas. En la Argentina, y según datos de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) publicados en 2017, ese índice llegaba a 1,6%, aumentando considerablemente desde aquel momento.

3. Ventajas y desventajas

Las principales ventajas de este tipo de trabajo pueden ser:

Continuidad de las tareas: La posibilidad de seguir trabajando ante la dificultad de asistir al puesto de trabajo habitual tiene un gran valor, ya que impide que se paralicen las actividades por completo. Las áreas de “soporte” como administración, comerciales y de comunicación suelen ser las más preparadas para migrar del trabajo de oficina al trabajo a distancia. 

Flexibilidad: El trabajador tiene mayor flexibilidad para organizar su propia jornada de trabajo. Eso sí, debe estar acompañada de responsabilidad, ya que si bien se dispone de tiempo, hay que saber cómo usarlo. 

Equilibrio: Bajo el cumplimiento de ciertas premisas, facilita el equilibrio entre la vida laboral con la vida personal y familiar. Este aspecto, además de brindar más satisfacción, ayuda al bienestar y la motivación del empleado.  

Más económico: Hay ahorro de tiempos y costos de traslados, ganando esencialmente en “tiempo y calidad de vida”. También genera ahorro de gastos de oficina (servicios de energía, limpieza, refrigerio, etc.), y contribuye a una mayor preservación del ambiente. 

También hay algunas posibles desventajas y/o exigencias:

• Organización: las personas y la empresa/institución deben ser organizadas y contar con la capacidad de autogestionar el tiempo y coordinar las tareas entre equipos de trabajo. Para ello, se necesita generar hábitos de trabajo que permitan llevar adelante una rutina coordinada, y cumplirla.

• Desenfoque/distracción: Puede ser más difícil conectar y desconectar del trabajo. Lo importante aquí es identificar los puntos o situaciones que generan dispersión y asumir que deben ser superados. 

• Menor control: La empresa tiene menos control sobre la dedicación real del trabajador. Para contrarrestar esta situación, resulta fundamental que el líder de los equipos de trabajo establezca pautas claras, realice un seguimiento del estado de los proyectos y plantee las expectativas pretendidas a fin de garantizar el cumplimiento en los tiempos acordados. El trabajo a distancia implica un cambio en la cultura predominante en muchas empresas/instituciones, al poner el foco en la eficiencia para el logro de los objetivos y no en el tiempo dedicado por el trabajador. 

u003cemu003eu003cstrongu003eEl trabajo a distancia implica un cambio en la cultura predominante en muchas empresas/instituciones, al poner el foco en la eficiencia para el logro de los objetivos y no en el tiempo dedicado por el… Clic para tuitear

• No aplica a todas las actividades: El trabajo a distancia no es una opción que pueda servir para todo tipo de actividad. Si bien, existen tareas que pueden adaptarse con facilidad (cuestiones administrativas, comerciales, etc.); hay otras que no pueden ser reemplazadas, y se necesita indefectiblemente la presencia física del trabajador, cuando por ejemplo, tiene asignada tareas como la producción en serie, el transporte o abastecimiento de materias primas e insumos, entre otros.

4. Qué se necesita

Para hacer trabajo a distancia es necesario contar con cuatro elementos básicos: herramientas, recursos, conocimientos, y habilidades.

Herramientas: son los elementos imprescindibles para desempeñar la tarea: 

• Dispositivos para conectar o comunicarse (Notebook, PC, tablet, celular, etc.)
• Audio y video para teleconferencias (puede ser necesario de acuerdo a la tarea)

Recursos: pueden ser provistos por la empresa o por la persona. 

• Acceso a internet.
• En algunos casos, la posibilidad de ingresar en forma remota a los sistemas de la empresa.
• Espacio asignado para desempeñar el trabajo.
• Aplicaciones apropiadas para el desempeño de la labor, instaladas en los dispositivos a emplear.  

Conocimientos: son el saber necesario para ejecutar las tareas que se asignan. Derivan de la formación técnica con la cual cuente la persona, ya sea por estudios y/o experiencia. Para garantizar una aplicación metodológica y sistemática hacia el cumplimiento de la tarea, es recomendable la existencia de protocolos de trabajo y entrenamiento frecuente. 

Habilidades: son las actitudes y destrezas que permiten ejecutar las tareas satisfactoriamente y superar las dificultades que eventualmente se pueden presentar. Algunos ejemplos son los conocimientos básicos sobre las herramientas informáticas, la disciplina necesaria para autogestionarse, destrezas para la mayor productividad personal y de los equipos, comunicarse de manera fluida en entornos digitales con otras personas del equipo o relacionadas a la actividad, entre otras.

5. Recomendaciones

Mantener el foco.  Concentrarse en las actividades clave es primordial para dar cumplimiento a las tareas y no distraerse. Permanecer en otro espacio, ajeno a la oficina, e interactuar con personas que no son del entorno laboral, puede facilitar la distracción, si no se cuenta con la disciplina adecuada.  Para ayudar a mantener el foco se puede llevar una agenda de equipo y personal, con temas y prioridades bien establecidos.  

Objetivos claros. Plantearse metas concretas para períodos determinados es fundamental en el logro de los resultados deseados. Además, generará una satisfacción extra por el deber cumplido oportunamente, aumentando la motivación y el compromiso individual y de los equipos. 

Establecer horarios razonables: Esto se debe hacer para cumplir satisfactoriamente con el trabajo y, a la vez, para no afectar la vida familiar. Así, se evitarán situaciones de estrés por malestar en la convivencia. Mantener un horario acorde al sector de negocios, ayudará a conectar oportunamente con los públicos del mismo. 

Delimitar los ambientes. En lo posible, es importante separar, en el hogar, el ámbito social del laboral. Esto evita quedar “atrapado en el trabajo todo el día” y atender las necesidades personales y familiares. 

Mantener limpio y ordenado. Ser ordenado genera alivio y satisfacción, permite concentrar la energía en lo verdaderamente importante. Eso sí, se debe dedicarle tiempo, ya que a diferencia de la oficina, la responsabilidad del orden y la higiene pasa por uno. 

 Tomarse pequeñas pausas.  Una táctica simple y efectiva para recargar energías es tomarse pequeños minutos de pausa entre las tareas que se realizan.

Realizar actividad física. La actividad física también mejora el rendimiento mental, por lo cual, tener hábitos saludables permite un mayor bienestar y disfrutar de lo que se hace.   

6. Desafíos

Distancia física: Al disminuir las oportunidades de contacto personal, se afectan las relaciones laborales, con el riesgo de “enfriar” la vinculación entre los miembros del equipo de trabajo. 

Es por esto que se debe prestar atención y promover el diálogo, la expresión franca de opiniones, expectativas y necesidades que refuercen el espíritu de equipo, de  manera similar a lo que ocurre en un espacio físico compartido. También debe existir la posibilidad de una vinculación en privado con cada individuo, para apoyar la acción de cada uno de ellos. 

Interrupciones inesperadas: La ocurrencia de imprevistos como cortes de energía, conexión a internet u otro tipo de distracciones deben ser entendidas como parte de la situación, y por lo tanto, hay que contar con planes alternativos para continuar la actividad o minimizar las consecuencias.  

Establecer una rutina de trabajo. Buenos hábitos conducen a buenos resultados. Una buena recomendación es establecer bloques de horario de trabajo, con pausas preestablecidas, lo cual permitirá enfocarse en la labor. Lo mismo vale para las reuniones virtuales, tanto individuales como de equipo.  

Equilibrio entre la vida personal y laboral: muchas veces, esta modalidad de trabajo conduce a que se confundan el espacio, los tiempos y las tareas asignadas a la familia y al trabajo, lo cual conduce a conflictos, al incumplimiento, a la dispersión o a la frustración. Hay que evitar estos problemas, asignando horarios y espacios al trabajo y conversando con el grupo familiar sobre el desafío, para que entiendan y acompañen la situación.   

Diversidad: Los distintos integrantes de un equipo de trabajo también tienen realidades y personalidades diferentes. Esto hará que se adecuen con mayor o menor facilidad a la nueva metodología laboral. Es responsabilidad del líder -y de todos-, acompañar a las personas en el proceso de adaptación. 

Barreras técnicas: por cuestiones de ciberseguridad, muchas empresas restringen el ingreso desde las computadoras personales a sus sistemas, por lo cual sólo se puede acceder desde dispositivos con seguridad probada por sus departamentos de Sistemas. 

El consejo aquí es tener claro que los sistemas informáticos son auxiliares que deben facilitar el negocio y no entorpecerlo. Muchas veces, el celo desmedido en procura de la seguridad y el perfeccionismo que exhiben algunos departamentos de sistemas reducen la competitividad de las empresas frente a otras organizaciones que son más flexibles. 

Muchas veces, el celo desmedido en procura de la seguridad y el perfeccionismo que exhiben algunos departamentos de sistemas reducen la competitividad de las empresas frente a otras organizaciones que son más flexibles. Clic para tuitear

Barreras culturales: la tecnología por sí sola no prepara a las personas para operar de manera efectiva en entornos digitales, que, además, evolucionan constantemente. Para el trabajo a distancia deben desarrollarse habilidades específicas, que se integren con las prácticas laborales diarias, y promover una cultura digital en todos los niveles, basadas en la confianza y el compromiso entre la empresa o institución y sus empleados.